Questions fréquentes

SmartCaisse est un logiciel de caisse enregistreuse français, développé depuis 2005 par Denis Hautot. Il est certifié NF525 par le LNE et s'adapte à tous types de commerces : restaurants, bars, boulangeries, coiffeurs, fleuristes, commerces de détail et bien d'autres. Il fonctionne sous Windows et s'accompagne d'applications Android et iOS pour la prise de commandes et le suivi du chiffre d'affaires.

SmartCaisse fonctionne sur toutes les versions de Windows depuis Windows XP jusqu'à Windows 11. La configuration minimale recommandée est un processeur Atom 2 GHz double cœur ou supérieur. Il est également utilisable sous Mac OS via une session Windows (Bootcamp ou VMware).

Le logiciel s'adapte automatiquement aux résolutions d'écran 1024×768, 1280×1024, 1366×768 et Full HD (1920×1080).

Oui. SmartCaisse est utilisé dans plus de 10 pays : France, Suisse, Luxembourg, DOM-TOM, Espagne, Québec, Gabon, Congo, Sénégal, Niger, Côte d'Ivoire, Madagascar, Tunisie, Algérie. La monnaie (€, CHF, FCFA, $…), les taux de taxes et le nombre de décimales sont entièrement paramétrables.

SmartCaisse gère jusqu'à 8 vendeurs simultanément. Chaque vendeur peut être protégé par un code secret à 4 chiffres, une clé Dallas ou une carte RFID sans contact. Des droits individuels peuvent être définis pour chaque vendeur (possibilité d'offrir, d'annuler un ticket, d'accéder au menu manager, d'ouvrir le tiroir-caisse, etc.).

SmartCaisse gère jusqu'à 100 tables réparties sur 3 plans de salle graphiques indépendants (salle principale, terrasse, bar par exemple). Chaque table peut avoir la forme et la position de votre choix, avec des éléments de décor personnalisables. Le statut de chaque table est visible en temps réel (libre, occupée, en attente d'encaissement).

Le logiciel dispose de 12 pavés de 60 touches articles personnalisables (photos, couleurs, logos), soit 720 touches articles directement accessibles. Il peut gérer jusqu'à 80 000 articles avec lecture code-barres. Le nombre de codes-barres par article est limité à 4. Chaque article peut avoir jusqu'à 4 tarifs différents (sur place, emporté, Happy Hours, livraison).

Oui, en version restauration. SmartCaisse dispose d'un module de réservation de tables (planning graphique par table et par heure) et d'un module de réservation de chambres (planning semaine par chambre). En version coiffure, un carnet de rendez-vous est disponible. En version fleuriste ou boulangerie, un carnet de commandes et de livraisons est inclus.

Oui. SmartCaisse dispose d'un mode école (mode formation) qui permet de former vos employés sans enregistrer aucune transaction dans les X et Z financiers. Ce mode est conforme à la législation NF525 : une trace de son utilisation est conservée dans le traceur du logiciel. Il est accessible depuis l'écran d'administration Manager.

Oui. SmartCaisse est certifié NF525 par le LNE (Laboratoire National de Métrologie et d'Essais) depuis 6 années consécutives. Le certificat est inclus dans chaque licence et reste valide tant que le numéro de version du logiciel ne change pas. Il vous est remis lors de l'activation de votre licence.

En cas de contrôle fiscal, le certificat NF525 suffit à prouver la conformité de votre système de caisse.

Oui, depuis le 1er janvier 2018, tout logiciel de caisse utilisé par un assujetti à la TVA en France doit être certifié NF525 (ou équivalent). Cette obligation découle de l'article 88 de la loi de finances pour 2016. En cas de contrôle, l'absence de certification peut entraîner une amende de 7 500 €.

Pour que le certificat NF525 soit valide, vous devez saisir dans le logiciel les informations suivantes de votre établissement :

• Numéro de SIRET
• Numéro de TVA intracommunautaire (si vous êtes assujetti)
• Code NAF de l'entreprise

Ces informations font partie de la licence d'utilisation. Il est de votre responsabilité de communiquer les bonnes informations lors de l'achat.

Les documents légaux (Z financiers, bandes de contrôle, archives fiscales) doivent être conservés pendant une durée minimale de 6 années, sous forme papier ou informatique. La conservation de ces archives est de la responsabilité exclusive de l'utilisateur. Ils peuvent vous être demandés en cas de contrôle fiscal.

Chaque jour, lors de la création du Z financier, SmartCaisse génère automatiquement une archive fiscale journalière obligatoire (conformité NF525). En début de mois, une archive mensuelle est également créée. Ce processus est automatique et peut prendre quelques minutes selon le nombre de tickets (jusqu'à 15 minutes en boulangerie à fort volume).

Si vous n'effectuez pas la clôture le soir, elle se réalise automatiquement le lendemain matin.

Oui. SmartCaisse est déjà prêt pour l'e-reporting, la future obligation de transmission électronique des données de transaction à l'administration fiscale française (déploiement progressif à partir de 2026). La plateforme principale retenue est Pennylane. Aucun module supplémentaire payant n'est prévu pour cette conformité.

Si vous avez encaissé en CB alors que le client a réglé en espèces (par exemple), vous pouvez corriger la ventilation via la touche "Corriger ventilations" de l'écran de travail. Il est aussi possible d'effectuer des corrections sur les journées antérieures depuis l'écran d'administration Manager. Cette correction est tracée dans le logiciel pour rester conforme à la NF525.

Téléchargez SmartCaisse Premium depuis la page téléchargement de notre site. L'installation est simple : lancez le fichier .exe et suivez les instructions. Au premier lancement, vous saisirez les informations de votre établissement (nom, adresse, SIRET, taux de TVA, monnaie) et choisirez votre type de commerce et la couleur de votre interface.

SmartCaisse propose 4 versions de démonstration au démarrage :

• Version Bar/Hôtel/Restaurant : plans de salle, réservations, menus composés, imprimantes déportées cuisine
• Version Boulangerie/Salon de thé : commandes, livraisons, carnet de commandes
• Version Fleuriste : version la plus générique, adaptable à tout autre commerce
• Version Salon de coiffure : carnet de rendez-vous, gestion clients

Si votre activité ne correspond à aucun de ces profils, choisissez la version Fleuriste qui s'adapte le mieux. Les articles pré-programmés peuvent être effacés ou modifiés à tout moment.

Oui, entièrement. Depuis l'écran de paramétrage (accessible via la touche engrenage sur l'écran d'accueil), vous pouvez configurer chaque touche article : nom, photo, couleur, famille d'articles, 4 tarifs différents (sur place, emporté, Happy Hours, livraison), TVA applicable, stock, code-barres associés, départ en cuisine, etc. Vous pouvez aussi effacer tous les articles de démonstration pour repartir de zéro.

Dans "Autres paramètres" du programme de paramétrage, vous pouvez modifier librement les taux de taxes (3 taux configurables). Vous pouvez également changer le nom de la taxe (TVA, TPS, etc.), le symbole monétaire et le nombre de décimales (2 pour l'Europe, 3 pour le Maghreb, 0 pour le FCFA). Note : en France métropolitaine, les taux de TVA sont figés à leur valeur légale une fois la licence installée.

Oui. Lors de la première installation, SmartCaisse propose plusieurs thèmes de couleurs pour l'interface de travail (vert, rouge, bleu, gris, rose…). Ce choix peut être modifié ultérieurement depuis les paramètres du logiciel.

Oui. SmartCaisse peut gérer jusqu'à 148 tickets ouverts simultanément, sur différents serveurs et différentes tables. Un ticket est automatiquement mis en attente lorsque vous passez sur un autre serveur ou une autre table. Un indicateur en temps réel affiche le nombre de tickets en attente pour chaque vendeur.

Pour annuler un ticket finalisé, il faut frapper un ticket d'avoir (remboursement) avec les mêmes articles. Cliquez sur la touche "Frapper avoir client" dans la barre du haut — un code à 4 chiffres est requis (par défaut : 1111, modifiable dans les paramètres). L'interface passe en rouge pour indiquer que vous êtes en mode avoir. Tous les prix seront en négatif. Finalisez ensuite avec la touche Total.

La fonction "Partage de note" doit être utilisée avant la finalisation du ticket. Cliquez sur le bouton "Partage note" à droite du ticket. Sélectionnez les articles à transférer dans la nouvelle note, puis cliquez sur "Transférer article vers note partagée". Vous pouvez diviser une note en autant de parties que nécessaire (5, 10 ou plus). Encaissez chaque partie séparément.

Sélectionnez la ligne article dans le ticket (clic tactile ou flèches de direction), puis utilisez les boutons à droite du ticket : "Offrir" pour offrir l'article, "Réduction" pour appliquer un pourcentage de remise. Ces actions peuvent être protégées par les droits vendeurs (certains vendeurs peuvent ne pas avoir le droit d'offrir ou de faire des remises).

Oui. Sur l'écran de paiement, vous pouvez encaisser un ticket en plusieurs modes de règlement (espèces, CB, chèque, chèque vacances, ticket restaurant, virement, etc.). Entrez le montant réglé par chaque mode au clavier numérique avant d'appuyer sur la touche correspondante. Le logiciel calcule automatiquement le rendu monnaie.

Cliquez sur la touche "Livraison" pendant la saisie du ticket. Recherchez le client dans le fichier ou créez une nouvelle fiche avec son adresse complète (rue, étage, code porte). Si votre ordinateur est connecté à Internet, l'adresse peut être localisée sur Google Maps pour le livreur. Ces informations s'impriment sur le ticket de livraison. SmartCaisse peut aussi détecter automatiquement les clients à l'appel téléphonique via un modem USB.

Chaque article peut avoir 4 tarifs distincts : Tarif 1 (normal/sur place), Tarif 2 (emporté), Tarif 3 (Happy Hours — applicable sur une plage horaire définie), Tarif 4 (livraison). Pour changer de tarif en cours d'encaissement, cliquez sur la touche "Tarif 1" en haut de l'écran. Vous pouvez revenir automatiquement au Tarif 1 à la fin de chaque ticket ou rester sur le tarif choisi pour toute la session du vendeur.

Un ticket proforma est une impression préliminaire du ticket avant sa finalisation. Il ne correspond pas à une facture officielle (ticket non numéroté) mais permet d'afficher l'addition à un client avant encaissement. Une fois le ticket finalisé, plus aucune modification (offert, réduction, ajout/suppression d'article) n'est possible.

Depuis l'écran d'administration Manager, cliquez sur "Statistiques". Sélectionnez le mois souhaité. Les tableaux de statistiques (CA par article, par famille, par vendeur, par mode de règlement, marges…) peuvent être exportés directement au format Excel. Vous pouvez aussi configurer l'envoi automatique par e-mail à votre comptable à chaque sortie du logiciel.

Depuis l'écran d'administration, cliquez sur "Z précédents". Vous pouvez sélectionner n'importe quelle journée passée, effectuer des cumuls sur une semaine, un mois ou une période personnalisée. Chaque document peut être imprimé (imprimante ticket ou format A4), exporté en PDF ou envoyé par e-mail.

La gestion de stock est optionnelle et se configure article par article dans les paramètres. Pour chaque article, vous pouvez définir le stock actuel et le stock minimum (seuil d'alerte commande). Une bulle indicatrice sur chaque touche affiche le stock restant en temps réel. L'inventaire (valorisation du stock au prix d'achat ou de vente) est accessible depuis l'écran Manager. Il est aussi possible de lier le stock d'un article à un autre (ex : un grand café décompte 2 doses de petit café).

Lors de la finalisation d'un ticket, cliquez sur "Affecter à un compte client" pour mettre la note en compte. Le CA est comptabilisé le jour de la mise en compte. L'encaissement du solde se fait ultérieurement depuis "Encaisser compte" : choisissez la période, le mode de règlement, et éditez un relevé de tickets en PDF ou imprimé format A4.

Oui. SmartCaisse inclut une pointeuse horaire pour les employés. Chaque employé pointe son entrée et sa sortie depuis l'écran d'accueil. Un récapitulatif des heures travaillées (journalier, hebdomadaire, mensuel ou sur toute période) peut être exporté au format Excel ou imprimé. Cette fonction n'est pas disponible en version de démonstration.

La fidélité peut fonctionner de deux façons : soit par montant d'achat (ex : 1 point par euro dépensé), soit par article (ex : 1 point par pizza). Vous définissez le seuil de points déclenchant un cadeau. Le logiciel signale automatiquement lorsqu'un client atteint ce seuil. Les clients sont identifiés par code-barres sur une carte de fidélité ou par recherche manuelle.

Depuis l'écran Manager, cliquez sur "Recherche ticket". Vous pouvez rechercher par date, par serveur ou par numéro de ticket. Le ticket retrouvé peut être visualisé et réimprimé. SmartCaisse conserve un historique complet de tous les tickets classé par journée.

À la fermeture du logiciel, un écran de sauvegarde apparaît automatiquement (le bouton devient rouge si aucune sauvegarde n'a été effectuée depuis plus de 2 semaines). Connectez une clé USB ou un disque dur externe, puis cliquez sur "Exécuter". La sauvegarde complète prend moins de 5 minutes. Placez ensuite votre support en lieu sûr.

Important : ne sauvegardez pas sur le disque dur de l'ordinateur de caisse — si celui-ci tombe en panne, la sauvegarde sera inaccessible.

SmartCaisse sauvegarde automatiquement les données en cas de coupure d'alimentation électrique. Au prochain lancement du logiciel, vous retrouverez vos tickets en cours exactement comme vous les aviez laissés, même les tickets en attente sur chaque serveur.

Grâce à la sauvegarde sur clé USB, la réinstallation complète de SmartCaisse sur un nouvel ordinateur (avec toutes vos données, articles, clients et licences) prend moins de 15 minutes. Téléchargez le logiciel depuis notre site, installez-le, puis restaurez votre sauvegarde.

Depuis l'écran d'administration Manager, le bouton "Lecture Traceur" donne accès au mouchard du logiciel. Il enregistre toutes les actions effectuées sur la caisse avec un code indiquant le mode de vente : NS (Normal Sale), NR (Normal Refund / remboursement), TS (Training Sale / mode formation) ou PS (Proforma Sale). Idéal pour retrouver des erreurs ou surveiller l'activité.

Activez le "Suivi Web" dans les paramètres du logiciel. SmartCaisse enverra automatiquement vos chiffres toutes les 7 à 10 minutes sur un serveur sécurisé. Téléchargez l'application SmartStat (disponible sur Android, iPhone, iPod et iPad) et entrez votre numéro de disque. Vous pourrez consulter le X en cours, la bande de contrôle, l'état des stocks et la liste des articles vendus depuis n'importe où.

Ce service est réservé aux clients en période de mise à jour active.

Téléchargez l'application "SmartCaisse Tablette - Prise de commandes à distance" sur le Google Play Store Android. La tablette se connecte à la caisse principale via le Wi-Fi de votre établissement. Vos articles, pavés et options de préparation sont automatiquement synchronisés. Les commandes saisies sur la tablette s'envoient directement en cuisine. La licence tablette est incluse dans l'abonnement SmartCaisse.

Oui. Tous les paramètres articles (noms, prix, images, options de préparation) sont automatiquement transférés de la caisse principale vers les tablettes à chaque lancement des applications. Aucun re-paramétrage n'est nécessaire sur les tablettes. Notez que les applications tablettes ne reprennent pas la totalité des fonctionnalités de la caisse centrale.

Oui. Une tablette Android connectée en Wi-Fi peut être utilisée comme deuxième point d'encaissement. Elle accède aux mêmes articles, pavés et tarifs que la caisse principale, et peut finaliser des tickets de manière autonome. La licence tablette est incluse dans l'abonnement SmartCaisse.

SmartCaisse supporte deux types d'imprimantes :

• Imprimante ticket série ou compatible Epson (rouleau 80mm) : connexion série ou USB
• Imprimante installée sous Windows (USB ou réseau) : permet d'ajouter un logo, de choisir la police de l'entête, d'exporter en PDF et d'envoyer par e-mail

SmartCaisse gère également jusqu'à 3 imprimantes déportées de préparation (cuisine, bar, desserts). Les drivers compatibles sont téléchargeables sur la page Téléchargement.

Oui. SmartCaisse est compatible avec les terminaux bancaires Ingenico et Sagem. La connexion se fait via USB (avec driver). Deux modes de fonctionnement sont disponibles : "Mode attente" (la caisse est immobilisée pendant la transaction) et "Mode sans attente" (vous validez le règlement vous-même après la transaction CB). Ce dernier mode est généralement recommandé.

Oui. SmartCaisse supporte les lecteurs code-barres (douchettes USB ou série). Le scan se fait sans appui sur aucune touche — il suffit de scanner. Si un code-barres inconnu est scanné, le logiciel propose de créer un nouvel article ou d'ajouter le code à un article existant. On peut aussi encaisser des tickets restaurants par code-barres. En cas de code illisible, une saisie manuelle est possible via un clavier à l'écran.

Oui. SmartCaisse est compatible avec le monnayeur automatique Cashdro. La connexion et la configuration nécessitent une formation individuelle — contactez-nous pour plus d'informations.

Les deux formules incluent exactement les mêmes fonctionnalités. La différence est uniquement le mode de paiement :

• Abonnement (179€ HT / 6 mois) : paiement semestriel, mises à jour et assistance toujours incluses, sans engagement long terme.
• Licence à vie (619€ HT) : achat unique, 1 an de mises à jour et d'assistance inclus, renouvellement de l'assistance optionnel à 170€ HT/an.

Dans les deux cas, le certificat NF525 est inclus et reste valide tant que le numéro de version ne change pas.

Non. Chaque licence est établie pour un établissement à une adresse donnée. Si vous avez plusieurs points de vente, chacun nécessite sa propre licence. Contactez-nous pour un devis multi-établissements. Les licences tablettes pour la prise de commandes en salle sont incluses dans l'offre.

Oui, totalement. La démo gratuite de 30 jours ne nécessite ni carte bancaire ni engagement. Vous téléchargez le logiciel, vous le testez avec toutes les fonctionnalités (sauf la pointeuse horaire), et vous décidez ensuite si vous souhaitez acheter une licence. Télécharger la démo →